iapharma inc. (NEQ 1182303223, siège au 3730, rue du Campanile, Québec (Québec) G1X 4G6) exploite le site iapharma.ca et la plateforme IA-Pharma, un assistant clinique destiné aux pharmacies du Québec. La présente politique décrit quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, et comment nous les protégeons, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (incluant les modifications de la Loi 25).
1. Renseignements recueillis sur le site public
Le formulaire de demande d'accès recueille le nom de la personne contact, son courriel, son téléphone, le nom et les coordonnées de la pharmacie. Ces renseignements servent uniquement à traiter la demande, à communiquer avec vous et, si la demande est acceptée, à créer le compte de votre pharmacie. Ils ne sont jamais vendus, loués ni communiqués à des fins commerciales.
Le site n'utilise aucun témoin (cookie) publicitaire ni outil de suivi tiers. Les seuls témoins employés sont essentiels au fonctionnement (session et authentification).
2. Renseignements des comptes de la plateforme
Lorsqu'une pharmacie devient cliente, nous traitons les renseignements nécessaires à la gestion des comptes de son équipe : nom, courriel professionnel, rôle, et journaux d'utilisation techniques. Les journaux ne contiennent jamais le contenu clinique des consultations : seulement l'outil utilisé, l'horodatage et des métadonnées techniques.
Certains outils de gestion offerts aux pharmacies traitent des renseignements sur leurs employés (par exemple des totaux mensuels servant au calcul de la bonification des pharmaciens). Ces agrégats sont isolés par pharmacie, ne contiennent aucune donnée patient, et sont supprimés avec le compte de l'organisation. Aucune décision concernant une personne n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé.
3. Données des patients
La plateforme est conçue pour que les renseignements permettant d'identifier un patient ne quittent pas la pharmacie. Deux filtres indépendants (dans le navigateur, puis sur nos serveurs) bloquent ou masquent les identifiants avant tout traitement ; comme tout mécanisme automatisé, ils ne peuvent garantir une détection parfaite, et la vigilance des professionnels demeure la première protection. Les saisies transmises pour traitement par l'intelligence artificielle sont dépersonnalisées, et le contenu des consultations n'est pas conservé par nos systèmes.
Pour soutenir l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qu'une pharmacie peut être tenue de réaliser, nous remettons sur demande aux pharmacies clientes, y compris avant la signature du contrat, un dossier décrivant les flux de données, les fournisseurs et les mesures de protection.
4. Hébergement et fournisseurs de services
Les comptes, les organisations, les journaux et le calcul de la plateforme sont hébergés au Canada. Pour fonctionner, la plateforme fait appel à un nombre limité de fournisseurs de services : un fournisseur d'infrastructure de base de données et d'authentification (Canada), un fournisseur d'intelligence artificielle (États-Unis) qui ne reçoit que du contenu dépersonnalisé, n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles et n'en conserve pas le contenu par défaut, un hébergeur applicatif (calcul au Canada), et un fournisseur de courriels transactionnels (États-Unis). Les paiements sont traités par un prestataire de paiement spécialisé : les renseignements de carte ou de compte bancaire lui sont transmis directement, ne transitent jamais par nos systèmes et peuvent être traités à l'extérieur du Canada, selon la politique de confidentialité de ce prestataire.
Certains de ces fournisseurs sont donc situés à l'extérieur du Québec et du Canada. Avant de leur confier des renseignements personnels, nous réalisons l'évaluation prévue par la loi, vérifions les mesures de protection en place et encadrons ces communications par les ententes écrites conclues avec chaque fournisseur. Chaque fournisseur ne reçoit que le minimum nécessaire à sa fonction.
5. Conservation
Les demandes d'accès non retenues sont supprimées au plus tard 24 mois après leur réception. Les renseignements des comptes sont conservés pendant la durée du contrat de la pharmacie, puis supprimés au plus tard 90 jours après sa fin. Les journaux techniques sont conservés au plus 24 mois. Les signalements de qualité soumis par les utilisateurs (dont le contenu est masqué avant transmission) sont purgés après douze mois. Les renseignements de facturation sont conservés pendant la durée prévue par les lois fiscales.
6. Vos droits
Vous pouvez demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, leur rectification ou leur retrait, dans les limites prévues par la loi, et demander de recevoir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Adressez toute demande au responsable de la protection des renseignements personnels (coordonnées ci-dessous) ; nous répondons dans les délais prévus par la loi.
6.1 Plaintes
Toute plainte relative à la protection des renseignements personnels se dépose auprès du responsable indiqué à la section 8. Nous en accusons réception et y répondons dans les délais prévus par la loi. Les rôles internes, les règles de conservation et de destruction et la tenue du registre des incidents sont décrits dans nos pratiques de gouvernance, dont un résumé est fourni sur demande. Vous pouvez aussi porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec.
7. Incidents de confidentialité
Tout incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux sera traité conformément à la loi : mesures pour diminuer le risque, avis à la Commission d'accès à l'information et aux personnes concernées, et tenue d'un registre des incidents.
8. Responsable de la protection des renseignements personnels
Jean-François Boulanger, responsable de la protection des renseignements personnels.
iapharma inc., 3730, rue du Campanile, Québec (Québec) G1X 4G6
info@iapharma.ca
9. Modifications
Nous pouvons mettre à jour la présente politique ; la date de mise à jour figure en tête de page. Les changements significatifs seront signalés sur cette page.